Privacy: guida pratica alla vita condominiale

Sulla Gazzetta ufficiale n. 152 del 3 luglio 2006 è stato pubblicato il provvedimento del 18 maggio 2006 con il quale il Garante per la protezione dei dati personali ha prescritto articolate misure a tutti i titolari del trattamento dei dati nell´ambito condominiale per garantire privacy e trasparenza nella vita condominiale.

Punto 1: Il condominio e per esso assemblea, amministratori, il portiere o altri collaboratori può trattare soltanto le informazioni personali pertinenti dei partecipanti o di terzi e soltanto nel rigoroso rispetto delle finalità.

Sono trattabili dati anagrafici e indirizzi (ai fini della convocazione d´assemblea o per comunicazioni), le quote millesimali e i dati accessori per calcolarle, i dati necessari per il calcolo di specifici oneri.

Non possono essere trattati dati che non siano correlati ad attività di gestione ed amministrazione delle parti comuni o che non siano strettamente idonei a determinare entrate o uscite dei partecipanti al condominio.

È, ad esempio, vietato che in fogli cartacei o elettronici condominiali siano riportate, vicino a nomi di condomini o inquilini, annotazioni quali: single, capellone, calvo, cugino dell´ex-portiere, "non verrà all´assemblea", "va in vacanza a giugno", "risponde sempre la segreteria"…

Punto 2: Nel condominio ciascun partecipante alle spese può conoscere le spese altrui e può anche conoscere gli inadempimenti altrui sia al momento del rendiconto annuale sia previa richiesta all´amministratore.

Ai partecipanti alle spese va assicurata la trasparenza circa le spese o morosità degli altri partecipanti per cui ogni richiamo alla privacy è, in tal caso, fuori luogo.

Al contrario non si possono divulgare spese o morosità all´infuori di tale ambito.

È quindi assolutamente vietato portare a conoscenza del fornitore o di altri terzi i nomi o altri dati di morosi.

È vietato sia esporre tali dati in bacheca sia comunicarli a fornitori o altri terzi in qualunque forma e in qualunque circostanza.

Punto 3: I numeri di telefono fisso e di telefono cellulare e l´indirizzo e-mail possono essere utilizzati da amministratore o portiere solo se già indicati in elenchi pubblici oppure se l´interessato è stato consenziente.

In ogni caso occorre sempre tener presente il principio di proporzionalità circa l´uso di tali numeri, con particolare riferimento a frequenze e ad orari, tenuto presente che il loro utilizzo può essere opportuno in casi di necessità ed urgenza (soprattutto per evitare danni incombenti) mentre occorre massimo discernimento per le attività ordinarie.

Punto 4: Per il trattamento dei dati personali di natura sensibile e per il trattamento dei dati giudiziari occorre che esso sia davvero indispensabile altrimenti è gravemente illecito.

Può sussistere tale ipotesi per i collaboratori, ivi compreso il portiere (sussistendone i presupposti e comunque previa informativa), oppure in altre specifiche fattispecie come nel caso di delibera assembleare per l´abbattimento delle barriere architettoniche.

Nel caso sia indispensabile trattare dati sensibili o giudiziari devono essere adottate adeguate cautele al fine di salvaguardare la dignità degli interessati.

Punto 5: Soltanto in presenza di consenso dell´interessato ovvero dei presupposti previsti dall´art. 24 del Codice per la protezione dei dati personali può procedersi a comunicazioni nel rispetto delle finalità e della dignità dell´interessato.

Fuori dei casi predetti non possono essere comunicati a terzi dati personali riferiti ai partecipanti.

Né il condominio, né l´amministratore, né il portiere, né il singolo condomino od inquilino che (per ragione del ruolo, per la vicinanza, per la condivisione delle parti comuni o per semplice casualità) viene a conoscenza di un dato personale può farlo conoscere a altro partecipante del condominio o a terzo.

Punto 6: Per salvaguardare la privacy occorre che la conservazione dei verbali assembleari e di prospetti contabili avvenga al riparo di intrusioni di terzi.

Punto 7: Tecnici o consulenti possono partecipare all´assemblea per il solo tempo correlato agli specifici punti dell´ordine del giorno attinente alla loro richiesta consulenza.

Soltanto con l´assenso di tutti i partecipanti è possibile la videoregistrazione dell´assemblea condominiale.

Punto 8: Gli spazi condominiali sono utilizzabili per avvisi a carattere generale ma non per la trattazione di affari che comportano il trattamento dei dati personali o comunque riferibili a singoli condomini.

Sono vietati pertanto avvisi quali: "per le quote per la riparazione della colonna pluviale di Rossi passare in portineria", oppure "si prega la signora Bianchi di non far giocare i figli a pallone nel garage".

Punto 9: I dati riferibili all´intera gestione condominiale possono essere sempre conosciuti direttamente dall´amministratore o da altro rappresentante dei condomini (anche per le utenze: acqua, luce, gas…) e possono a questi essere richiesti da ciascun partecipante del condominio.

Punto 10: Ciascun condomino o altro partecipante può presentare istanza, ai sensi dell´art. 7 del Codice per la protezione dei dati personali, all´amministratore per accedere ai propri dati e nel caso di mancato riscontro può ricorrere al Garante o al magistrato competente.